テレワークの課題は「ツールで最適化」と「”会議”と”雑談”の棲み分け」で改善できる？
こんにちは ソントレーゾの人事担当のなかまるです。 最近カレーにハマってスパイスからカレーを作ることに挑戦をし始めてしまいました。
さて、コロナ禍によってテレワークを導入した企業も多く、 テレワーク自体には適応できたが、テレワーク特有の課題もいくつか出ているのではないでしょうか？今回はそんな課題解消のヒントになればと弊社で実践している事例も交えて書いて見ました。
目次
テレワーク特有の課題①
テレワーク特有の課題②
課題解決は”効率的なオンライン会議”にあり
ツールで最適化
まじめな雑談
まとめ
テレワーク特有の課題①
テレワークをする上でまず挙げられる課題はコミュニケーション不足でしょう。
オフィスでの仕事に比べ得られる情報はかなり制限されますよね
「スピーディな会話ができない」「相手の現状が分かりずらい」など対面での会話に比べ、 チャットや電話は円滑なコミュニケーションに必要な情報が不足しコミュニケーションとしての質が大幅に落ちてしまうことは否めません。
これを解消するためにオンライン会議を活用することがベターなのはテレワークをする人にとっては常識中の常識でしょう。
テレワーク特有の課題②
ですが、オンライン会議を活用していく中で次の課題が出てきます。 それは”効率的なオンライン会議”という問題です。
テレワークをしている友人の仕事の様子を聞くと「コミュニケーション不足を補うため会議が乱立し、1日の大半が会議で終わってしまうという状態。内容も何十人も会議に参加する中でいくつもの議題が混在して関係のない議題を聞かされ、なおかつ内容もチャットやメールで確認ができるような簡単な報告だったり、本来の議題から脱線した会話が広がってしまい５時間も会議をしていた日もある」という始末。 聞いてる限りはとても効率とは程遠い会議という印象です。。
この課題は対面での会議にも言えますが、テレワークが可能になったことで必要最低限が効率化に繋がることがわかり、オンライン会議では必要のない部分が特に露呈してしまっている状態と言えるでしょう。 もちろん効率化だけが全てではありませんが、他の会議メンバーの時間を割いてまで無駄の多い会議はしたくないですよね。
課題解決は”効率的なオンライン会議”にあり
”効率的なオンライン会議”をするためには以下のことが重要ではないかと私は考えます
**①必要最低限の議題と会議メンバーを選出すること
②議題に対しての目標と時間を決め、参加メンバーがそれに対し意識共有をすること
③会議を議事録等でまとめ、参加メンバー以外に共有が必要な場合、そのメンバーが必要なことのみを共有すること ** 会議をする上でごく当たり前なことですが、実行するのはなかなか難しいことだなと感じます。
必要最低限の会議にすると、自身の作業時間に充てることができ仕事の効率化にも繋がることはわかってはいるんですが、、笑
効率をよくするための会議では必要のなかった報告や相談は仕事をする上では必要ですし、会議で脱線した話は新しいアイデアを産むきっかけにもなり得ます。 それをするために「ツールを正しく使って最適化」し、「まじめな雑談」で解決できるのではないか、と考えます。
ツールで最適化
簡単な報告や相談はメールやチャット、タスクは共有機能などを使って管理し、用途に応じたツールで最適化していきませんか？ これも言葉にすると、ごく当たり前なのですがなかなかできている人は少ないように感じます。 会議の際に聞かなくてもいい緊急性のないことや議論の余地のない報告など、会議には必要のないことをオンライン会議のコミュニケーションの手軽さにかまけて、ついついその場で解決しがちですが、それに関係のないメンバーからすると無駄な時間でしかないのです。
一方でコミュニケーション不足を補うことも必要です。
まじめな雑談
私はコミュニケーション不足を解消するために「まじめな雑談」という時間が必要なのではないか、と考えます。 「まじめな雑談」というのは言葉通り、業界に関係のある話や個々人が興味のあるニュースを取り上げてまじめな（時には不真面目な話題でも）意見交換をしたり、 会議の無駄を無くすために切った脱線話を日を改めて話すことで冷静にその話が必要な雑談かを見直す機会を設けます。
目標やゴールがない雑談なので、制限時間を決めてテンポ良く回すことで会議でも本筋から外れてもある程度見切りをつける習慣が身につき、決められた時間の中で効率よく話が発展することができるのではないでしょうか？
まとめ
会議は会話をすることで成り立ちますが、会話しているからといって会議をしている気になりがちです。”効率的な会議”を実現するために今一度、自分が参加している会議を見直してみるのと、ツールを使い分け、雑談時間を設けて会議と雑談を差別化できるようになるとテレワークの課題を一つ解消できるのではないでしょうか？
